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Phi-Lean.ai – True Lean software automation

Agence de séjours linguistiques

Un devis personnalisé en une heure, au lieu de trois jours

Une famille demande un séjour à Dublin pour sa fille de 15 ans, trois semaines en juillet, en famille d’accueil. Aujourd’hui, la réponse prend trois jours et passe par plusieurs personnes. Pendant ce temps, un concurrent seul, équipé d’IA, répond en quatre heures.

Objectif visé

1 h

délai visé pour un devis complet

Le scénario

Une agence de cinq conseillers, qui vend des séjours en Irlande, au Royaume-Uni et à Malte.

Le flux, de bout en bout

Ce cas d’usage, posé sur l’architecture Phi-Core.

  1. Ce qui déclenche

    • Formulaires et siteDemande de devis sur le site ou par e-mail

  2. Les agents au travail

    Phi-Core
    • Analyse de profilLit une demande ou un message et en dégage qui, quoi, pour quand, et ce qui manque.
    • RédactionRédige réponses, devis et relances, dans votre ton et à votre charte.

  3. Vous validez

    Le conseiller relit le devis et l’envoie d’un clic ; les demandes hors grille lui reviennent avec ce qui manque.

  4. Ce qui en sort

    • Documents générésDevis à la charte de l’agence, en PDF
    • Brouillons prêts à envoyerE-mail d’accompagnement, puis relance à trois jours
    • Systèmes à jourDemande inscrite au suivi commercial

Aujourd’hui

  • La demande arrive incomplète : âge, dates, budget ou hébergement manquent souvent.
  • Un conseiller rappelle la famille, puis interroge écoles et familles d’accueil.
  • Le devis se construit à la main dans un traitement de texte.
  • Délai moyen : trois jours, pendant lesquels la famille compare ailleurs.

Avec Phi-Core

  1. La famille remplit le formulaire du site, ou écrit librement par e-mail.
  2. L’agent d’analyse en extrait destination, dates, âge, hébergement, budget et options, et repère ce qui manque.
  3. Phi-Core calcule le prix à partir de la grille de l’agence et vérifie que la période est ouverte.
  4. L’agent de rédaction produit le devis à la charte de l’agence et l’e-mail qui l’accompagne, dans le ton maison.
  5. Le conseiller relit, ajuste si besoin, et envoie d’un clic.
  6. Sans réponse sous trois jours, une relance personnalisée est préparée pour le conseiller.

Ce que nous regardons d’abord

Avant de brancher quoi que ce soit, nous passons du temps avec celles et ceux qui font ce travail. C’est là que se joue l’essentiel : un flux bien compris s’automatise simplement ; un flux mal compris s’automatise mal, quel que soit l’outil.

  • Les combinaisons qui font l’essentiel des demandes : destination, durée, hébergement, tranche d’âge.
  • Une grille de prix à jour pour ces combinaisons, tenue par l’agence avec ses partenaires.
  • Ce qui exige vraiment un échange humain : demandes particulières, santé, budget serré.

Ce que cela change

  • Un devis complet dans l’heure, aux heures d’ouverture.
  • Des conseillers qui passent leur temps à conseiller, plus à saisir.
  • Chaque demande suivie et relancée.
  • Des cas particuliers qui arrivent déjà qualifiés.

Branché sur vos outils

Le formulaire du site, la messagerie de l’agence, la grille tarifaire dans un tableur, le modèle de devis (Word ou Google Docs), l’outil de suivi commercial.

Garde-fous

  • Aucun devis ne part sans relecture du conseiller.
  • Une combinaison absente de la grille n’est jamais inventée : elle revient au conseiller.
Le principe Lean derrière ce casPilier « Servir plus » : + CapacitéServir plus de clients, sans investissement lourdLire sur phi-lean.com

Votre flux ressemble à celui-ci ?

Décrivez-le en quelques lignes : nous vous dirons par où nous commencerions, et ce que nous regarderions en premier.

Parler de mon flux

Scénario type, construit pour illustrer Phi-Core ; ce n’est pas une référence client. Les objectifs indiqués sont des cibles de conception : les vôtres se fixent pendant le diagnostic, à partir de votre flux réel.

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Tous les cas d’usage

Quel flux mériterait d’être automatisé chez vous ?

Trente minutes suffisent souvent pour repérer le flux qui rapportera le plus, et ce qu’il faut remettre d’aplomb avant d’y brancher la moindre IA. L’échange est sans engagement.

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