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Phi-Lean.ai – True Lean software automation

Négoce de matériaux

Chaque facture fournisseur rapprochée de la commande et de la livraison, validée en un clic

Quarante factures fournisseurs par jour, à rapprocher à la main de la commande et du bon de livraison. Les écarts passent, faute de temps. Phi-Core fait le rapprochement et ne présente à l’humain que ce qui mérite son attention.

Objectif visé

1 clic

pour valider une facture conforme

Le scénario

Un négociant de 35 personnes, trois dépôts, 200 fournisseurs.

Le flux, de bout en bout

Ce cas d’usage, posé sur l’architecture Phi-Core.

  1. Ce qui déclenche

    • MessagerieFacture reçue à l’adresse de la comptabilité fournisseurs

  2. Les agents au travail

    Phi-Core
    • Lecture de documentsLit factures, commandes, PDF et photos, et en extrait les données utiles.
    • SurveillanceCompare aux semaines précédentes et signale les dérives, avec leur explication probable.

  3. Vous validez

    Le comptable valide en un clic les factures conformes ; les écarts vont à l’acheteur, avec l’explication.

  4. Ce qui en sort

    • Systèmes à jourFacture pré-saisie en comptabilité, rattachée à sa commande
    • Tâches et validationsValidation en un clic des factures conformes
    • Alertes intelligentesÉcart de prix, de quantité ou de remise signalé à l’acheteur
    • Fiches et synthèsesSynthèse hebdomadaire des écarts par fournisseur

Aujourd’hui

  • Les factures arrivent en PDF, parfois en double.
  • Le rapprochement avec la commande et le bon de livraison se fait à l’écran, ligne à ligne.
  • Les écarts de prix ou de remise passent faute de temps.
  • Les retards de paiement coûtent des escomptes, parfois la relation.

Avec Phi-Core

  1. La facture arrive en PDF à l’adresse dédiée.
  2. L’agent de lecture en extrait le fournisseur, le numéro, les lignes, prix, remises et l’échéance, et repère les doublons.
  3. Phi-Core retrouve la commande et la réception correspondantes, et compare quantités et prix.
  4. Si tout concorde, la facture est pré-saisie et présentée au comptable pour un clic de validation.
  5. S’il y a un écart, l’acheteur reçoit le détail (« 12 sacs facturés, 10 reçus ») et décide.
  6. Chaque lundi, l’agent de surveillance synthétise les écarts par fournisseur.

Ce que nous regardons d’abord

Avant de brancher quoi que ce soit, nous passons du temps avec celles et ceux qui font ce travail. C’est là que se joue l’essentiel : un flux bien compris s’automatise simplement ; un flux mal compris s’automatise mal, quel que soit l’outil.

  • Où se trouvent la commande et la réception, et sous quelle forme (ERP, bon papier scanné).
  • Les tolérances acceptées : arrondis, frais de port, petites différences.
  • Les fournisseurs qui concentrent les écarts.

Ce que cela change

  • Le rapprochement manuel disparaît pour les factures conformes.
  • Les écarts sont vus, et récupérés.
  • Les paiements partent à l’heure, escomptes compris.
  • Une vision claire des fournisseurs qui facturent mal.

Branché sur vos outils

La messagerie de la comptabilité, l’ERP ou le logiciel de gestion commerciale, un logiciel comptable qui accepte les échanges automatiques.

Garde-fous

  • Aucune facture n’est payée sans validation humaine.
  • Les seuils de tolérance sont fixés par vous, et visibles.
Le principe Lean derrière ce casLe résultat : Profitables aujourd’hui et demainGagner de l’argent, maintenant et à l’avenirLire sur phi-lean.com

Votre flux ressemble à celui-ci ?

Décrivez-le en quelques lignes : nous vous dirons par où nous commencerions, et ce que nous regarderions en premier.

Parler de mon flux

Scénario type, construit pour illustrer Phi-Core ; ce n’est pas une référence client. Les objectifs indiqués sont des cibles de conception : les vôtres se fixent pendant le diagnostic, à partir de votre flux réel.

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Quel flux mériterait d’être automatisé chez vous ?

Trente minutes suffisent souvent pour repérer le flux qui rapportera le plus, et ce qu’il faut remettre d’aplomb avant d’y brancher la moindre IA. L’échange est sans engagement.

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