Agence de séjours linguistiques
Un devis personnalisé en une heure, au lieu de trois jours
Demande de devis sur le site ou par e-mail, ce qui en sort : Devis à la charte de l’agence, en PDF
1 hdélai visé pour un devis complet
Cabinet dentaire
Des rendez-vous pris sans interrompre les soins, et des créneaux libérés aussitôt reproposés
Le téléphone sonne pendant les soins, les messages s’accumulent, et un rendez-vous annulé la veille reste un fauteuil vide. Phi-Core prépare chaque réponse, rappelle les patients et repropose les créneaux qui se libèrent.
Objectif visé
< 5 min
délai de réponse visé, 7 jours sur 7
Le scénario
Un cabinet de trois praticiens et deux assistantes, en centre-ville.
Le flux, de bout en bout
Ce cas d’usage, posé sur l’architecture Phi-Core.
Ce qui déclenche
- MessagerieMessage WhatsApp, e-mail ou formulaire du site
- Planning et veilleChaque jour à 18 h : les rendez-vous du surlendemain
Les agents au travail
- TriClasse, priorise et repère l’urgence, selon vos règles.
- RédactionRédige réponses, devis et relances, dans votre ton et à votre charte.
Vous validez
L’assistante valide d’un clic chaque proposition de créneau ; les urgences lui sont signalées en priorité.Ce qui en sort
- Brouillons prêts à envoyerRéponse au patient avec trois créneaux adaptés au motif
- Systèmes à jourRendez-vous inscrit à l’agenda du cabinet
- Alertes intelligentesUrgence signalée à l’assistante, qui rappelle
- Tâches et validationsListe d’attente tenue à jour
Aujourd’hui
- Les demandes arrivent par téléphone, e-mail, WhatsApp et formulaire, sans file unique.
- L’assistante quitte le fauteuil pour décrocher, ou rappelle entre deux patients.
- Un rendez-vous annulé la veille n’est presque jamais repris : le fauteuil reste vide.
- Les rappels se font à la main, quand il reste du temps.
Avec Phi-Core
- Un patient écrit : « J’ai perdu un plombage, vous avez quelque chose cette semaine ? »
- L’agent de tri classe la demande (ici : un soin, avec une douleur possible) et en déduit la durée et le praticien.
- Phi-Core lit l’agenda du cabinet et retient trois créneaux compatibles.
- L’agent de rédaction prépare la réponse ; l’assistante la valide d’un clic, puis le patient choisit son créneau.
- Le rendez-vous s’inscrit à l’agenda ; l’avant-veille, le patient reçoit un rappel avec « Je confirme » et « Je ne peux pas venir ».
- En cas d’annulation, le créneau libéré est proposé aux patients de la liste d’attente, dans l’ordre.
Ce que nous regardons d’abord
Avant de brancher quoi que ce soit, nous passons du temps avec celles et ceux qui font ce travail. C’est là que se joue l’essentiel : un flux bien compris s’automatise simplement ; un flux mal compris s’automatise mal, quel que soit l’outil.
- Les motifs réels de demande et la durée de soin de chacun : contrôle, détartrage, soin, urgence, nouveau patient.
- Les règles du cabinet : quel praticien pour quel motif, quels créneaux gardés pour les urgences.
- La demande d’échec : combien d’appels ne servent qu’à confirmer, déplacer ou relancer.
Ce que cela change
- Une réponse au patient en quelques minutes, y compris le soir et le week-end.
- Moins d’interruptions pendant les soins.
- Des créneaux libérés à nouveau occupés, plutôt que des fauteuils vides.
- Des rappels faits à chaque fois, sans y penser.
Branché sur vos outils
L’agenda du cabinet (Google Agenda, Outlook ou l’outil de réservation en ligne), WhatsApp Business, la messagerie du cabinet. Si une plateforme de réservation est déjà en place, Phi-Core y oriente les patients et ne traite que les demandes qui arrivent ailleurs.
Garde-fous
- Aucune donnée médicale détaillée n’est conservée : le motif est réduit à une catégorie (contrôle, soin, urgence).
- Une urgence n’est jamais traitée automatiquement : elle est signalée à l’assistante, qui rappelle.
- Le cabinet reste maître de son agenda ; Phi-Core propose, l’assistante dispose.
Le principe Lean derrière ce casPilier « Servir plus » : + CapacitéServir plus de clients, sans investissement lourdLire sur phi-lean.com
Votre flux ressemble à celui-ci ?
Décrivez-le en quelques lignes : nous vous dirons par où nous commencerions, et ce que nous regarderions en premier.
Scénario type, construit pour illustrer Phi-Core ; ce n’est pas une référence client. Les objectifs indiqués sont des cibles de conception : les vôtres se fixent pendant le diagnostic, à partir de votre flux réel.
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Quel flux mériterait d’être automatisé chez vous ?
Trente minutes suffisent souvent pour repérer le flux qui rapportera le plus, et ce qu’il faut remettre d’aplomb avant d’y brancher la moindre IA. L’échange est sans engagement.